2123th：SoLoMo会务服务的构想

 

SoLoMo会务服务的构想

 

作者：6750群秘书长汪先兰、1070群秘书长杨巧珠，湖北临时工作组

题图：耿青/SoLoMo配图研究室

播音：翟翠肖/SoLoMo学习小站广播站

 

一提到会务，大家可能首先会联想到SoLoMo的会务。去年一年全系统举行了大大小小的会议数千场之多，有各工作组的会议，也有全系统的会议，有三千人的会议，也有百十人的会议，但给人留下深刻印象的会议却没有几个。

环顾周围也是各种会议遍地开花：从国家到地方、从国营到私企甚至个人，什么行政会议、庆典会议、演唱会、推销会、招商会、培训会、表彰会、宴会、项目路演会等等五花八门，举不胜举，而且逐年递增趋势。从事会务工作的公司如雨后春笋，偏地开花、优劣不齐、鱼目混珠、各自为政、各出奇招，而且大多还是传统做法。为此规范会务服务、理顺会务场所、整合会务资源势在必行，下面就“SoLoMo会务服务体系”提出自己的构想。

 

一、行业痛点

 

1、会议成本大：

 

无论举行什么类型的会议，都会花费大量的广告费、会务场地费、住宿生活费、人员服务费、摄影摄像及制作费、安保费以及参会人员差旅费、参演人员费、礼品费等等。会议规模越大、层次越高、参会人员越多、其耗费的人力、物力、财力和时间就越大。

 

2、报名统计差：

 

传统会议的报名方式效率低下：电话报名、邮件报名、网络报名（PC端）等，需要有专人专班来负责收集归类统计，其工作量大、准确度低且容易遗漏。

 

3、会议效率低下

 

大多的会议筹备采用传统经营模式：资料广告一大堆、宣传人员结成队，讲话报告长无味、观众席上打瞌睡的局面。开会礼品是必备，演员演完就回归。总之效率低下弊端纷呈。

 

4、会议互动性弱

 

主持人、主讲人员、参演人员、参会人员之间各为其事，各旅其责，彼此很少交流互动甚至完全没有，导致会议气氛消沉，质量低下、收获甚微的尴尬局面，达不到预期效果。

 

5、赞助价值小

 

因上述原因达不到预期效果，导致会议影响力、传播力度都无法施展，其对赞助商的吸引力就会大打折扣，很难链接到高能级赞助商，即便是有高能级的商家，会议结束后因预期效果不佳，也会招致诸多异议或者纠纷。

 

6、会务信息、财务透明度差或不透明

 

一场会务从提出、到筹划、到举办、到结束需要花费大量的人力、物力、财力及时间，其参会人员信息、参会费用、赞助商名单及费用、会务办公、开销费用等等，因采用传统模式管理，其信息回路不畅、财务制度不健全，监督机制欠缺，导致会务工作的信息、参会人员、财务收支，无法公开化、明细化、透明化以及监督欠缺或不力。

 

二、解决方案

 

1、项目构思

 

针对上述会务行业的现状及各种痛点，我们构建的未来的会务管理系统就必须有效解决这些问题，打造一个高效、实用、人性化、智能化、网络化、动态化的会务管理系统。其具体特点、功能如下：

 

1）会议发布管理：凭借SoLoMo矩阵系统平台优势，推出满足大会需求的数字化解决方案，免费注册发布会议信息，会前邀约应是PC端与移动端极具设计感与功能性的大会展示窗口，有精美邀请函定制。发布内容包括：参会报名，会议通知，会议日程，会议嘉宾，会议门票。

 

2）报名管理：一键报名，报名收费连续完成，电子票据及时发送，随时随地收集报名信息。对参会人员、参会嘉宾、主讲嘉宾、主演嘉宾、服务人员统计基础数据，如：姓名、行业、性别、公司、电话、职位、邮箱、活动报名、订单支付、点击浏览、活动签到、邮件打开、转发分享、抽奖参与。然后再对数据进行管理和分析。

 

3）签到管理：活动人员分为两部分：第一部分来宾已确定，即直接将名单导入系统，作为现场“APP”签到名单。另外一部分临时来宾，则需在现场扫码签到填写参会信息后，通过工作人员后台审核后才可入场。

 

4）视频直播、精彩回放：在活动厅室、出入门、电梯厅等相关部位安装多媒体音视频系统线路接口，与中心机房实现互通互联。根据活动任务的需要在不同地点安装各种类别的移动或固定的音视频设备，可以显示文字、图片和视频信息。针对会议系统每天举办活动的不同特点，各音视频设备既可以统一发布信息，也可以按个性发布信息，还可以按编组发布信息。

 

5）资料管理：会议前，可按议事规则规定的时间，通过网络发送会议通知和文件。这些文件，可从系统中导入，亦可直接在会议文件管理系统中完成起草、会签和签发的全过程，同时，与会人员使用手机或平板电脑，便可接收会议通知与文件，并且，实现了自动签收，自动发送是否参加会议的回执等。

 

会议时，可同步阅读文件，并可把新增加的会议文件即时上传到系统，供参会人员即时阅读，手写修改，并将修改意见及时发送到意见收集箱。开会再也不用纸质文件了，既节约了资源，也避免了不够时间印刷文件造成议程延误的尴尬。

会议后，会议文件储存在云端，方便参会人员随时查阅参考，不再需要携带沉重的纸质文件奔波。并且，系统提供的即时交流工具，参会人员可充分利用碎片化时间，进行工作交流。

 

6）打赏管理、摇一摇抽奖、弹幕管理：现场投影打赏大屏幕，引爆现场打赏气氛，分发打赏二维码，开始打赏，后台监控实时数据。进入聊天室参与全场大群聊群聊盛况大屏幕同步直播零距离聊天。大屏幕从滚动的来宾头像中随机抽取中奖者获奖信息后台全纪录手机实时接收中奖通知。来宾点击手机摇一摇参与链接，待大屏幕倒计时结束后猛摇手机，大屏幕将前几名者快速实时展示在大屏幕上。瞬间引爆全场拼手速的时刻全场摇一摇，燃烧小宇宙。

 

7）食宿管理：在扫描手机APP签到二维码后，移动签到设备就会自动显示出参会人员的名字和应入住酒店的名字。此时，参会人员可根据机器的提示前往主办方分配下达的酒店。就餐人数统计，扫码便知道，出示二维码凭证，扫描进场，准确方便。

 

8）接送管理：在参会人员下飞机后、下火车（汽车）后的签到开始、到RFID闸机的验证签到，“SoLoMo会务”系统就对参会人员的位置、出行进行起了实时追踪，整个安排都是在“知己知彼”的情况下进行的。会议主办方对酒店客房、参会接送、会场次序都能布置的井井有条，接人汽车来的恰逢其时，酒店客房没有任何的超载，会场不允许有人员队伍滞留。

 

9）外联管理：外联人员要求具有交际能力和语言表达能力较高综合素质的团队，在系统的领导下对外以拓宽资源交流工作为主题，与有可能成为合作伙伴的各商家做好沟通与交流，建立良好的合作关系，以便为会务各大活动提供物资所需或筹集资金，保障活动的完善与到位。

 

对内与系统各部保持密切联系，与宣传部，网络部合作，发挥协同的积极作用，为有意合作的商家做出策划案，充分利用电脑网络资源，通过系统网络部为各商家量身定做符合其要求、符合其特点的企化案吸引商家的赞助目光，争取商家的支持与赞助。

外联部可以牵头搞一些活动，如组织联系参观一些知名厂家，知名人士做互动型讲座，请厂商倾谈成功经验，举办各项新产品展览、促销等活动，在各项活动的过程中应彰显诚实守信、精练能干的形象。外联工作应该是长期、持续的，因此，我们要定期进行一些相关的培训。

 

10）财务管理：SoLoMo会务财务管理首先是从财务计划管理开始。在策划每一个会议的初期，都要根据我国对举办会议的财务政策和法规，参照以往举办会议的历史资料，在资金运动规律的基础上正确地编制会议预算。会议预算是会议财务计划管理的重要依据，它将使我们有计划地筹措资金，包括资金的数额、来源；按预算进行各项支出，包括支出的项目和费用水平，预算是会议财务计划管理中最重要的内容之一。

 

会议举办过程中的财务活动大致可分为五个阶段。

 

第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。由于在漫长的筹备期间会议本身没有任何收入，主要是靠这个阶段筹集到的资金维持各项筹备活动的开支。资金筹措的渠道各种各样，有的是从事业单位拆借资金，有的是由专业会议组织机构垫支资金，有的是企业赞助的资金，业界通常将这些筹措到的资金称为“会议启动资金”。

 

第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的费用以及其他必要的支出，形成了会议的筹备成本；

 

第三阶段的资金活动是会议的收入，会议举行前的几个月是会议收入的高峰期，通过注册费和企业赞助费的收入，形成会议的主要资金收入。

 

第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了70%-80%，从而保证了会议能够顺利进行。

 

第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束后有剩余资金，如何分配这些资金。

 

每个阶段的财务活动的特点都非常明显，第一和第三阶段主要表现为资金的流入，第二和第四阶段主要表现为资金的流出，最后一个阶段是资金的分配，会议资金活动表现为两入两出一分配的特点，掌握了这些特点，对于会议资金管理是非常有利的。

 

2、项目运营

 

1）邀约具有承办会务能力和运营经验的社会精英或企业家，组成一支精干团队，为会务做出策划方案。每场会议要有规划，准备要充分，主题要集中，人员要相关，流程要合理，时间要紧凑，决议要及时，手段要先进，执行要检查，结果要奖惩，最大限度的节约成本。

 

2）通过手机轻松报名，在任意一个碎片化的时间就可以完成报名。SoLoMo会务服务系统支持一键导入、导出报名表功能，自动完成报名表的汇总，省时省力。

 

3）想要会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便在会上公开发表的意见或担忧也在会前沟通和解决掉，最好基本达成共识，这样才可能在会议上快速做出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等都在会议通知中必须提前一定时间告知，好让相关人员准备，会议方案在会议前通过手机APP文件传递相关人员以便大家遵守。

 

4）选择有主持会议技能、经验和权威的主持人，掌握会议的方向、内容和局面。通过手机APP签到、手机APP互动墙、手机APP官网等系统工具，完美的让互动妙趣横生、气氛冲顶，也让整个会议过程中的管理细致到位，精密体贴。

 

A.活动人员管理-手机APP签到

为让现场活动不那么拘谨，有时不设立专用签到台，参会来宾到场后自助扫描“APP”签到二维码即可进行签到，已在名单内的嘉宾签到后即会反馈“签到成功”页面。

 

B.手机APP互动墙

用手机APP互动墙中的抽奖系统进行现场抽奖，系统可将抽奖名单同签到名单匹配，仅签到入场者才有机会中奖。未签到者、未到场者都不会成为中奖者。

而被抽中者，手机会自动弹窗通知中奖信息，没有漏领错领尴尬。同时在会议进行时，来宾可以随时拿起手机，通过手机APP互动墙发图片、文字、语音上大屏幕进行实时互动、分享快乐时光。

 

C.手机APP网站

精美的手机APP官网串联起了整个活动，来宾可以直接通过手机打开查看活动信息、时间安排并参与各类现场手机APP互动中去。

 

5）挖掘参会人员内心需求，关于会议地点引发趣味性讨论，炒热会址，提高赞助价值。对于会议目的地的推广，我们要想到更多的方面，包括基础设施、配套设施等，这些都是会议目的地能够得到良好推广的重要原因；

 

会议电子吉祥物征集，可营造积极踊跃参会氛围，引发参与和所有参与互动的人都可获得平台赠予的虚拟信用值。

 

到达下榻酒店，出示身份证，工作人员就能对应上参会人员的身份信息，并现场打印出带有参会人员身份标识的专属胸卡。

 

以前在数百媒体下榻酒店里，工作人员会翻箱倒柜很久才能找到参会人员的胸卡；现在，SoLoMo会务服务人员不到10秒钟就可以找到参会人员专属的参会胸卡。而且值得一提的是，身份信息不止显示在胸卡之上，更是匹配到了胸卡内的芯片里，哪怕撕掉上面的名片，它依旧是独一无二的身份标识。

 

如果带上胸卡，来到千人峰会场，原来是要排上半小时的，现在不会感到丝毫压力。已经没有以往左右门神在门口验票或打卡等导致排队的现象。只需4台闸机，当你佩戴在酒店取得的芯片胸卡通过后，闸机会闪绿灯表示此人OK放行；在会场门口的显示器上会显示出有关参会人员的欢迎信息和相片，很是温馨。

 

如果参会人员的胸卡没有进入会场的权限或是压根没带胸卡，闸机就会跳红，提醒工作人员进行引导。人、信息、物，当整个信息串成网络，参会人员的等候时间、校验信息的准确性都得到极大提高。

 

相信几场这样的会议下来，“SoLoMo会务”一定会成为唯一的品牌，其赞助价值也会一路飙升。

 

6）“SoLoMo会务”系统通过线上线下的聚合，不仅场地资源丰富，还提供完善的配套服务，操作也方便。是商户的就登陆注册，有需求的用户登录“SoLoMo会务”APP后，在需求页面详细填写活动的城市、日期、人数、预算、联系方式等信息后点击提交即可，把诉求告诉“SoLoMo会务”。10分钟内就会收到“SoLoMo会务”的回电，“SoLoMo会务”针对用户的需求提供合理的建议，并且两小时内给出备选方案以及价格。用户可在“SoLoMo会务”提供的方案中选择。

 

“SoLoMo会务”系统是这一切的极客引领者，各关联方：宾馆、餐饮、车辆、会场、会所、旅游公司、农庄等就是创客，参会人员就是威客。极客获得智能资产，创客和威客可以赚取数字资产和虚拟信用值。创新的会务模式给威客深层的信赖感和价值体验，回头再次消费数字资产，形成价值流动，从而带动相关产业：宾馆、餐饮、车辆、会场、会所、旅游公司、农庄等等行业的发展。

 

三、释放社会隐性资源

 

隐形资源，包括人、财、物（从广义上来说，财也属于物）。在产能过剩的背景下，我们寻找隐形资源，习惯性容易把焦点放在闲置的“物”上面，而忽视了“人”，人的技能、知识、经验、时间、智慧、人脉，甚至还有人的梦想，都是巨大的闲置资源。而且，从根本上来说，财和物的背后是人，依附在“人”的身上而存在，所以人是最大的隐形资源。

 

当我们留意到“人”背后隐藏的巨大资源，就会长出一双发现财富的眼睛，通过项目构造，把身边的闲置资源IP化，把资源的使用数字化，让更多人可以分享，通过社会化股权系统，建立利益共同体，成为依存关系。我们会发现，身边的人都是我们宝贵的财富，就会有利人利己的想法。有了这样的心态，项目的创意就随时会涌现出来。

 

例如：企业培训请讲师一般会经过8个环节，包括提需求、收集课纲、比价、议价、改课纲、定时间、签合同、付款等。收集的课纲因格式不一，非常不方便决策，而且在沟通中常常出现信息失真、排期冲突等问题导致以上环节多次反复。企业目前选择讲师基本依靠简历，而简历并不能真正体现讲师的授课水平，所以企业在选择讲师中经常遇到授课不如人意的情况，而真正拥有较高水平的讲师可能因履历不够而失去授课机会。SoLoMo会务服务平台给讲师提供了一个展示的机会和舞台。

 

其他相关产业的闲置人员和讲师一样，通过注册手机APP寻找到新的生态位。我不再一一列举。

 

四、价格和价值分离

 

SoLoMo会务服务系统聚合了旅行、餐饮、住宿、交通、会务、培训各项社会隐性资源，形成了一个循环的微生态圈。通过链接彼此信任、真诚，提供最优质的服务，最优惠的价格。接受服务可以用消费积分充当数字资产进行生态圈内部流通，也可以随时变现（可以考虑与数字资产交易平台对接）。流通的过程中平台价值不断提升，实现了价格和价值分离。

 

五、长尾效应

 

“SoLoMo会务”模式创新一定会对整个行业水平提升以及对城市环境变化带来深远影响：

 

1、会议炒热旅游资源

 

很多人来参加会议时常常会选择提前一天或推后一天到达或离开，这就意味着，这些人可能会为了一个3天的会议在目的地停留5天或者更长的时间。

 

2、会议带动技术和服务业的连带发展

 

在一次会议中，包括场馆租赁、技术和会场服务如同声传译等，都将得到更多的发展机会，餐饮、住宿、交通增加更多就业岗位。

 

3、“SoLoMo会务”创新机制对于城市的发展同样将产生深远的影响

 

意义在于可以帮助城市变得更加宜居，进一步提高城市生活质量。同时将带来更多、更好的经济合作，发展机会以及更好的合作关系。每一个参会的人都有自己的目的，来自会议举办地的代表会通过参加会议来扩大自身的影响力、发展自身网络，绝大多数通过参会产生的影响和价值是没有办法衡量的。一些代表不远千里花费资金来参加会议，就说明了会议的独特价值。而充分认识到这些价值是会议业发展的关键和重要前提。

 

总之，SoLoMo只有一个目标，就是共生；只有一个方法，就是协同；帮助你认为值得帮助的人，帮助有梦想的人成功，这是我们的使命，也是我们的责任。为了实现我们共同的梦想，打造一个“SoLoMo会务”服务管理平台，共筑产业互联网。

 

 

黄国平（A）

一场好的会议能起到爆炸性的效率，会议是为商议某件事或几件事而出现的一个商议方式，如何解决会议现状，让无效，不需要的会议变成有效，是作者想通过互联网的一个构想，方案很好，觉重点放在管理，把平台极客作引领，是该项的中心，可以拿出来大家一起探讨。

 

夏万胜（A）

成功办好一次会议对于会议主办方是梦寐以求的事情，正如作者指出的众多会议存在的痛点，都希望有一个切实解决的办法。从文章中可以看出作者深谙会议流程，熟知会务财务把控，能够利用电子设备解决会议过程中的诸多难题和提升会议质量。如果能够全面推广应用，可以有效释放主持、讲师、会场餐饮等等隐形资源。希望有更多的创客能够参与完善会议项目的互联网思维构建。

 

谢秀芳（A）

作者详细阐述会务服务痛点：会务从提出、到筹划、到举办、到结束需要花费大量的人力、物力、财力及时间，参会人员信息、参会费用、赞助商名单及费用、会务办公、开销费用等等耗费很多人力、物力、精力，导致会务工作的信息、参会人员、财务收支，无法公开化、明细化、透明化监督欠缺或不力。对项目构思解决方案有独到的见解。从会议发布、会务发布、签到管理、视频直播、精彩回放、资料管理、弹幕管理、食宿管理、接送站管理、外联管理、财务管理等精心谋划。建议会议服务项目运营、承办会务，组成一支精干团队为会务做全案策划，打造一个“SoLoMo会务”服务管理平台，实现我们共同的梦想！建议评：

 

康振锋（A）

作者对今后的会务方式构思的确非常新颖，非常前瞻，对传统许多繁文缛节的会议形式的确能省去不少开支及精力。但是操作性比较强，需要有一定的计算机知识方可。随着时代的发展，肯定会发展到这一步的。值得推荐并收录。

 

黄尊奎（A）

看得出作者是位经常组织会务工作的行家里手，将会务流程布局的井井有条，行业痛点分析精准到位，因此本文作为工作说对于系统会务筹办具有重要的指导意义，若作为项目说还不够完整，在如何构建社会化协作体系人人都能参与的合伙人机制、实现免费还能赚钱等方面没有清晰的路径，推荐收录众智打造。