SoLoMo系统各级会议规范操作流程

 

SoLoMo系统各级会议规范操作流程

（2017.05.29试行稿）

 

会议是系统各部门贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，做好会务工作是一项重要工作。本规范所指会议主要包括系统大型行业峰会或新闻发布会等、垂直部门各类会议、地方各类会议以及其他需要系统审核批准的会议。

 

一、总体要求

 

加强会务工作科学化、规范化和制度化建设，做好各类会议的筹办工作，提高会议服务质量，做到周密、严谨、高效、合规。秉承省时、省力、省钱、高效的系统办会原则。

 

二、会议程序

 

（一）会前准备工作

1. 拟订方案。系统各垂直部门应根据系统指示和有关文件要求，拟订会议方案，报相关部门审批。会议方案应考虑：会议名称、内容、时间、地点、日程、议程、会议组织形式、参会人员范围和人数、会议经费预算等。

2.会议审批。一般分形式审查和实体审查。形式审查，主要是针对会议规模、形式的合法、合规性而言；实体审查，主要是针对会议的主题、主题与内容的关系、会议的组织、安保工作以及会议的效能实现而言。因此，审查不是一个简单的走形式，是需要有一定的时间空间来实施具体操作的业务流程。是需要我们认真加以对待的。

A、各地工作组承办系统的项目落地峰会或新闻发布会，需提前一个月向系统总办报备审批，经评估确认是否召开。

B、系统垂直部门联席会议需提前十五天向系统总办报备，评估审批确认。垂直部门其他会议需提前一周向系统总办报备。

C、地方各类会议（重大会议除外，参考A、B）需提前一周向系统宣传部报备。

各级会议原则上需按照规定时间提前报备审批后才能召开（特殊情况除外），确认召开的会议，按照规定应向国家机关如公安或行业主管部门报批的，同时报系统相关垂直部门审批。

3.会议通知。承办方起草会议通知，经相关垂直部门和总办审批之后，总办即安排发布。

4.成立机构,明确任务：成立会议筹备机构,明确会务总牵头人和各项具体筹备工作的负责人，确保各项筹备工作责任到人，一盘棋调度，无缝隙对接服务.

5.材料准备。由会议具体承办单位根据会议需要，准备会议有关材料，包括主持词、致辞参考材料、会议事项等相关材料，根据参会人数印制分装。必要时，主办方应将有关材料先行下发与会人员酝酿、准备意见或建议；如需分发应在入场前登记分发。宣传文稿由宣传部把关审核才能对外发布。

6.会场布置。

（1）桌椅摆放。根据会议具体情况和要求摆放。如果有设主席台，需要事先确认在主席台就坐的领导人数并据此摆放，主席台下桌椅的摆放根据具体会议人数而定。

（2）制作台卡。根据具体会议要求，制作人名台卡或部门名称台卡。制作时一般使用大红色或粉红色打印纸双面打印。

（3）座位安排（由相应垂直部门及总办核准）。摆放台卡，做好主席台座次安排和与会人员座位安排。与会人员座位安排按照有关文件规定的顺序，按居中为上、先左后右再左再右逐次进行排序。有固定桌椅的会议室的座位安排参照以上做法。主办单位需要事先确认应参会人员中实际能够参会的人数，并据此合理安排好座位、摆放台卡，尽量避免开会时会场出现空席。重要或重大会议，可摆放花木，设置横幅会标。

（4）须提前调试好会场的话筒、音响、录音、投影、插座、电池等设备，并在会前再做一次检查。

（5）事先搞好会场卫生，事后落实卫生清理工作。

 

（二）会中服务工作

1.做好摄影摄像工作。必要时落实专业人员进行此项工作。

2.做好会议记录，必要时进行录音。

3.落实服务人员，做好茶水供应、会场清洁、音响灯光等工作。

4.会议议程安排（应提前报相关部门或主要参会者）。

 

（三）会后整理工作

1.清理会场，主要包括撤下会标横幅、收走台卡等用品、清扫场地等。

2.整理会议内容（含文字、视频、音频、图片）、起草会议纪要、编发宣传文稿等，根据要求及时制发文件下发。

3.会后所有参会部门都要进行总结，落实会议精神，制定执行方案。

4.会后提交财务报表。

 

三、会议召开须注意的事项

 

（一）会议确认与变更

1.各类会议必须经相关部门和总办批准，方可召开。

2.凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，会议组织单位应提前3天报总办审批并调整会议计划，未经总办调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

3.会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到早退，遇特殊情况须提前向相关部门负责人请假，获得批准后方可指派专人代为参加。会后应主动了解会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

4.会前需要相关部门提前做好与会议主题相关的方案、资料等准备，保证会议效率和质量。

 

（二）、会议召开及传达

1.应明确会议的目的，明确主题，不开无边际的会议。

2.与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。

3.重要会议决议或记录未经系统官方网站或各垂直部门公众号正式公布前，与会者不得提前透露会议内容；个人对会议内容的认知、理解、感悟等短文，可以签署个人姓名后发表。

4.与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门成员准确传达会议精神，落实各项工作任务。

5.会议结束后将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。会议决定事项的督办、检查和追踪由专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进。

 

（三）、会议纪律

1.与会人员要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。

2.系统及系统垂直部门重要会议要严格按照既定参会人员范围参加会议，会议现场提前安排相应人员维持秩序，未经批准其他无关人员不得随意进入会场。

3.所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为静音或震动状态。重要会议进入会场前所有人员手机按部门（单位）统一收缴保管。垂直部门和地方工作组（站）自行组织的会议，根据需要也可以采取会前手机统一保管措施。会议期间，所有与会人员不得做与会议无关的事情。

4.经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，会议发起人应提前与相关部门沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。

 

（四）、有关赞助商，会议中主持人播报公司名称，现金赞助奖励等额种子资产或专项资产，同时颁发证书。

 

本制度即可试行，最终解释权归系统总办，如有未尽事宜，将按系统相关规定执行。

 

SoLoMo系统总办

2017/5/29